Auch Akten kann man Auslagern
24.10.12
Service wird in der heutigen Zeit groß geschrieben. Auslagerung ist eine spezielle Form von Service. Was kann man alles Auslagern? In der heutigen Zeit wird Personal ausgelagert, Buchhaltung, Sicherheit oder die Reinigung von Gebäuden ist heute selbstverständlich von externen Dienstleistern. Die Auslagerung von Akten, Aktenordnern oder ganzen laufenden Metern solcher Akten in Papierform ist seit einiger Zeit ebenfalls eine Form der externen Dienstleistung.
Was sind die Vorteile einer externen Archivierung? Mit einem erfahrenen Blick in das Hinterland von mancher Bürolandschaft fällt regelmäßig auf, dass das Aktenarchiv oft ein unliebsames Anhängsel ist. Spätestens, wenn man einen bestimmten Ordner oder ein spezielles Dokument finden muss, offenbart sich die Professionalität der eigenen Ablage. Was selbstverständlich ist, weil das eigentliche Hauptgeschäft, womit das Unternehmen sein Geld verdient, ganz sicher nicht Archivierung ist.
Einer der wesentlichen Vorteile externer Aktenarchivierung ist eben die professionelle Handhabung, die Pflege und natürlich irgendwann mal die Entsorgung mit System. Weitere Vorteile der Auslagerung von Dokumenten in papier- oder elektronischer Form sind folgende
- Überwachung des Entsorgungsdatums
- Zugriff auf das Archiv in definierten Zeiträumen
- schnelle Anfragebearbeitung von der Anforderung bis zur Bearbeitungsmöglichkeit vor Ort
- geregelte und übersichtliche Zugriffsrechte
- In der Regel höhere Sicherheitsanforderungen als im hausinternen Archiv.
- der schlagende Vorteil ist natürlich auch Platzersparnis.
Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, Akten oder anderes Archivmaterial auslagern zu wollen, so beraten wir Sie gern über die Möglichkeiten die externe Archivierung Ihnen bieten kann.
